Co chce účetní od živnostníka a malé firmy
Konec měsíce, účetní volá, že jí chybí doklady, a vy hledáte účtenky po autě a faktury v e-mailu. Nemusí to tak být. Stačí vědět, co účetní potřebuje, a sbírat to průběžně.
Co účetní obvykle potřebuje
Přesný seznam vždy záleží na vašem typu podnikání a na domluvě s účetní. Většina účetních ale chce každý měsíc nebo čtvrtletí tyto podklady:
- Vydané faktury včetně dobropisů a zálohových faktur.
- Přijaté faktury – za materiál, služby, nájem, telefon, energie, software.
- Bankovní výpisy ze všech firemních účtů.
- Pokladní doklady a účtenky – palivo, drobný materiál, nákupy za hotové nebo kartou.
- Podklady ke mzdám, pokud máte zaměstnance – docházka, nemocenské, dovolené.
- Smlouvy a změny – leasing, úvěr, pojištění, nové nájemní smlouvy.
- Knihu jízd nebo podklady k cestovním náhradám, pokud je uplatňujete.
Plátci DPH podávají přiznání k DPH zpravidla do 25. dne následujícího měsíce. Účetní proto potřebuje podklady s předstihem – termín si s ní pevně domluvte.
Co nejčastěji chybí
- účtenky z čerpacích stanic a z nákupů materiálu,
- faktury z e-shopů a od online služeb, které zapadnou v e-mailu,
- doklady k platbám kartou, které jsou vidět na výpisu, ale chybí k nim faktura,
- dobropisy a opravné doklady,
- faktury, které si vyzvedl nebo dostal zaměstnanec.
Jednoduchý systém, který funguje
- Jedno sběrné místo. Všechny doklady posílejte na jeden e-mail nebo do jedné složky. Ne do pěti různých.
- Fotit hned. Účtenku vyfoťte ve chvíli, kdy ji dostanete. Za týden už bude vybledlá nebo ztracená.
- Průběžně, ne naráz. Pět minut týdně je méně bolestivé než celé odpoledne na konci měsíce.
- Kontrola podle výpisu. Projděte bankovní výpis: má každá platba svůj doklad? Co nemá, dohledejte hned.
- Pevný termín předání. Například do 10. dne v měsíci. Účetní ví, kdy podklady dostane, a vy víte, do kdy je musíte mít.
Kontrolní seznam před předáním účetní
- Mám všechny vydané faktury a dobropisy za období?
- Mám přijaté faktury od všech pravidelných dodavatelů (nájem, telefon, energie, leasing)?
- Má každá platba na výpisu svůj doklad?
- Jsou účtenky čitelné a celé?
- Předal jsem podklady ke mzdám?
- Nahlásil jsem účetní nové smlouvy nebo změny?
Jak to řešíme my
Nenahrazujeme účetní a účetnictví nevedeme. Staráme se o to, aby k ní podklady přišly úplné a včas. Doklady od vás průběžně sbíráme, třídíme, kontrolujeme proti bankovnímu výpisu a upozorníme vás, co chybí. Účetní pak dostane podklady kompletní a srovnané.
Všechny doklady máte online. V našem systému najdete každý doklad za pár vteřin – stačí napsat jméno zákazníka, dodavatele, adresu zakázky nebo číslo faktury. Hledá se i přímo v textu dokladů. Po dobu spolupráce může mít přístup také vaše účetní, takže si podklady dohledá sama a nemusíte nic přeposílat. Online přístup je součástí služby, žádný další program nekupujete ani neinstalujete.
Časté otázky
Do kdy mám předat podklady účetní?
Termín si domluvte přímo s účetní. U plátců DPH s měsíčním obdobím je potřeba, aby měla podklady včas před termínem přiznání, které je zpravidla do 25. dne následujícího měsíce.
Stačí účetní fotky nebo skeny dokladů?
Mnoho účetních dnes pracuje s digitálními kopiemi. Jak uchovávat originály a v jaké podobě doklady předávat, si domluvte s účetní.
Může mít účetní přístup k našim dokladům přímo?
Pokud s námi spolupracujete, ano. Na vaše přání dáme účetní přístup do online systému, kde si doklady dohledá sama.
Chcete mít administrativu z krku?
Domluvíme si krátký rozhovor a zjistíme, s čím vám můžeme pomoci. Kontaktní osoba: Romana Žůrková, +420 606 700 030, info@virtualas.cz.
Napsat zprávu