Jak mít doklady k zakázkám v pořádku
Řemeslník má doklady všude: v autě, v telefonu, v e-mailu, u kolegy a část jen v hlavě. Dokud jde zakázka hladce, nevadí to. Problém nastane, když se fakturuje, reklamuje nebo když účetní chce doklad, který nikdo nemůže najít.
Co patří ke každé zakázce
- poptávka a cenová nabídka,
- objednávka nebo smlouva, případně e-mail s potvrzením,
- dodací listy a faktury za materiál,
- fotky před zahájením, během práce a při předání,
- předávací protokol a soupis víceprací,
- vydaná faktura a informace o úhradě,
- záruční listy, návody a revize předané zákazníkovi.
Systém v pěti krocích
- Každá zakázka má jméno. Například „Novák Hluk – koupelna“. Stejný název používejte všude: ve složce, v e-mailu, na dodacím listu i v kalendáři.
- Doklad vyfoťte hned. Dodací list v autě, účtenku u pokladny, protokol na místě. Fotka v telefonu je lepší než papír, který se zítra ztratí.
- Jedno místo pro všechno. Ať je to jedna složka, jeden e-mail nebo jedna aplikace – hlavně jedna.
- Pět minut týdně. Jednou týdně projděte rozpracované zakázky: chybí dodací list? Je podepsaný protokol? Odešla faktura?
- Uzavření zakázky. Zakázka je hotová až ve chvíli, kdy je předaná, vyfakturovaná a zaplacená a všechny doklady jsou pohromadě.
Proč se to vyplatí
- Peníze dřív. Když máte podklady pohromadě, fakturujete hned po předání, ne za tři týdny.
- Zaplacené vícepráce. Zapsané a nafocené vícepráce se obhajují mnohem snáz než ústní domluva.
- Klidná reklamace. Za rok dohledáte, jaký materiál jste použili a v jakém stavu jste dílo předali.
- Spokojená účetní. Žádné honění dokladů na konci měsíce.
Když na to nemáte čas
Nechte to na nás. Doklady jen vyfotíte nebo nahrajete přes náš webový odkaz, případně přepošlete e-mailem. My je zařadíme k zakázce, ohlídáme, co chybí, a připomeneme se, když něco visí.
V našem online systému pak napíšete třeba „Novák“ nebo „Hluk“ a vidíte celou zakázku pohromadě – nabídku, dodací listy, protokol i fakturu. Hledá se i přímo v textu dokladů, takže najdete i dodací list, u kterého si pamatujete jen dodavatele. Po dobu spolupráce může mít přístup i vaše účetní. Online systém je součástí služby – nejde o archivaci dokladů, ta zůstává na vás a vaší účetní.
Časté otázky
Potřebuji na to nějakou speciální aplikaci?
Nemusíte nic instalovat. Pokud s námi spolupracujete, dostanete náš webový odkaz, který si v telefonu uložíte jako ikonu na plochu. Přes něj doklad vyfotíte nebo nahrajete – a dál se o nic nestaráte, zařazení k zakázce a kontrolu zajistíme my.
Jak dlouho mám doklady uchovávat?
Lhůty se liší podle druhu dokladu a podle toho, k čemu slouží. Domluvte se s účetní – a u zakázek si doklady nechte minimálně po celou dobu záruky.
Chcete mít administrativu z krku?
Domluvíme si krátký rozhovor a zjistíme, s čím vám můžeme pomoci. Kontaktní osoba: Romana Žůrková, +420 606 700 030, info@virtualas.cz.
Napsat zprávu